چگونه مدیران در حصار سنت را به چابکی ترغیب نماییم؟

چگونه مدیران در حصار سنت را به چابکی ترغیب نماییم؟

یکی از بزرگترین مشکلاتی که این روزها تیم های توسعه محصولات نرم افزاری با آن سر در گریبانند٬ بن بست تعامل با مدیرانی ست که به ظاهر ذهنیت  Agile را برای سازمان خود می پذیرند اما در عمل همچنان به شیوه تیلوریسم (سنتی، command & control) عمل می کنند. 

آیا شما هم در شرکت یا سازمان تان به شیوه زیر کار را توسعه می دهید؟

• فقط باید به انجام وظایف محوله خاصی بپردازید بدون اینکه به تصویری بزرگ از آنچه سازمانتان در تلاش است به انجام برساند آگاهی داشته باشید. 
• شما و مدیران تان نیازی نمی بینید که  مجموعه مهارت های خود را گسترش دهید.
• مدیران تان  بدون نظر افرادی که کار را توسعه می دهند، کار را برنامه ریزی می کنند.
• مدیریت تلاش می کند تا با مدیریت دقیق استفاده از منابع با برآوردهای دقیق، کار را تا حد امکان قابل پیش بینی کند
• .مدیریت با استفاده از معیارها و اندازه گیری ها عملکرد کارکنان را می سنجد و بهینه می کند.
• مدیریت از پول و پاداش به عنوان محرک های اولیه برای عملکرد استفاده می کند. 
• کار را  برای دستیابی به پاداش و اجتناب از تنبیه به انجام می رسانید.

اگر چنین است٬ تبریک عرض می کنم! شما دچار تیلوریسم هستید!

بیایید با هم به تعریف تیلوریسم نگاه مختصری بیاندازیم:  در سال 1911، فردریک وینسلو تیلور مطالعه‌ای به نام اصول علمی مدیریت https://en.wikipedia.org/wiki/The_Principles_of_Scientific_Management منتشر کرد که منجر به روش‌شناسی به نام تیلوریسم شد. تیلوریسم ریشه در این ایده دارد که ما می توانیم وظایف را به مراحل بسیار کوچک و ساده تقسیم کنیم که قابل تجزیه و تحلیل، آموزش و تکرار هستند. هدف جدا کردن مغز از دست توسعه دهنده است. به عبارت دیگر، نیاز به فکرکردن در مورد کار را از بین ببر و به سادگی به افراد تکه های کوچکی از کار را برای تکمیل محصول نهایی بده.

احتمال دارد که ما با این روش به نتیجه برسیم٬ اما این وسط تکلیف محصول نوآورانه و ارزشمندی که قرار بود  ما را متمایز جلوه دهد٬ چه می شود؟!

اینجاست که باید مدیر عزیز را مخاطب قرار داده و عرض کرد :  تیلوریسم برای حل مشکلات تولیدی که در دوران صنعتی رایج بود (که بر کار تکرارشونده تاکید داشت) طراحی شده بود و البته که آن مشکلات را به خوبی حل کرد. اما زمانی که  اصول تیلوریسم را برای کارهای پیچیده ای همچون توسعه محصولات نرم افزاری که به شدت  فضایی خلاق نیازمندند به کار می گیریم، باید انتظار نتایج فاجعه بار هم داشته باشیم!

مقایسه اجمالی تیلوریسم و Agile:

• تیلوریسم: بر کارایی، تقسیم کار و کنترل از بالا به پایین تمرکز دارد. کارکنان به عنوان بخشی از یک ماشین در نظر گرفته می شوند که مدیران تمام تصمیمات را می گیرند.

• Agile: بر همکاری، انعطاف پذیری و توانمندسازی تیم ها تاکید دارد. تصمیم گیری غیرمتمرکز تر است و بهبود مستمر راهکار کلیدی است.

رویکرد های استراتژیک در حل این تعارض:

۱- آموزش و آگاهی:

• اصول Agile : اصول و ارزش‌های چابک را به مدیر آموزش دهید و توضیح دهید که چگونه با شیوه‌های تیلوریستی تفاوت دارند. از مثال های دنیای واقعی برای نشان دادن مزایای Agile استفاده کنید.
• کارگاه ها و آموزش : کارگاه های Agile یا جلسات آموزشی برای مدیران و تیم ها ترتیب دهید تا ذهنیت چابک را تقویت کنید.

۲-فرهنگ اعتماد و شفافیت را پرورش دهید:

• ایجاد اعتماد: ارتباطات باز و شفافیت را در تیم ایجاد و تشویق کنید. به طور منظم پیشرفت ها، چالش ها و موفقیت ها را برای ایجاد اعتماد با ذینفعان به اشتراک بگذارید.
• نمایان سازی کار: از ابزارهایی مانند تابلوهای کانبان، burndown charts و sprint review استفاده کنید تا کار تیم قابل مشاهده باشد. این امر به مدیران در مورد پیشرفت تیم بدون نظارت مداوم کمک می کند.

۳-نقش ها و مسئولیت های روشنی را تعیین کنید:

• تعریف مرزها: نقش ها و مسئولیت های اعضای تیم و ذینفعان را به وضوح تعریف کنید. اطمینان حاصل کنید که همه Agile و چارچوب های پیاده سازی آن (اسکرام ٬کانبان…) را درک کرده و به مرزها احترام می گذارند.
• توانمندسازی تیم: به تیم قدرت دهید تا تصمیم بگیرند و مالکیت کارشان را بر عهده بگیرند. آنها را تشویق کنید تا در قبال تعهدات و دستاوردهای خود پاسخگو باشند.

۴- تاثیر منفی Micromanagement را برجسته کنید:

• پیامدها را توضیح دهید: در مورد تاثیرات منفی Micromanagement، مانند کاهش روحیه تیم، بهره وری پایین، و خفه شدن خلاقیت بحث کنید.
• داده ها و شواهد: از داده ها و معیارها برای نشان دادن اینکه چگونه Micromanagement بر عملکرد تیم تأثیر می گذارد استفاده کنید. هنگامی که به تیم استقلال داده می شود، پیشرفت ها را برجسته کنید.

۵- اشتراک گذاری فواید حاصله:

• بیان داستان‌های موفقیت : داستان‌های موفقیت و مطالعات موردی که Agile منجر به بهبود های قابل توجهی در بهره‌وری، کیفیت و رضایت کارکنان شده است را به اشتراک بگذارید.
• معیارها و KPI ها : داده‌های موجود را که نشان می‌دهد شیوه‌های چابک چگونه تأثیر مثبتی بر شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) در سازمان شما یا در زمینه‌های مشابه داشته است را ارائه دهید.

۶- ذهنیت چابک را مدلسازی کنید:

• با ارائه مثال پیش بروبد : رفتارهای چابک را در کار خود نشان دهید. نشان دهید که چگونه خود سازماندهی، همکاری و توسعه تکراری (iterative development)منجر به نتایج بهتر می شود.
• برد ها را برجسته کنید :  بردهای کوچکی را که ناشی از شیوه های پیاده سازی تفکر چابک هستند، برجسته کرده و جشن بگیرید. این می تواند به ایجاد حرکت و نشان دادن مزایای ملموس کمک کند.

۷- شرکت در گفتگو:

• گفتگوهای تک به تک : با مدیر در مورد چالش های انتقال به چابک گفتگوهای آزاد و صادقانه داشته باشید. به دنبال درک نگرانی های آنها و ارائه اطمینان خاطر باشید.
• همدلی و حمایت: نسبت به دیدگاه مدیر همدلی نشان دهید و برای هموارتر کردن این انتقال حمایت کنید. درباره چالش‌هایی که با آن‌ها روبرو هستند و چابکی چگونه می‌تواند به آنها رسیدگی و کمک کند، بحث کنید.

۸- پذیرش افزایشی(Incremental Adoption):

• از کم شروع کنید: تمرینات Agile را به صورت تدریجی اجرا کنید، با پروژه ها یا تیم های کوچک شروع کنید. قبل از افزایش مقیاس نتایج مثبت را نشان دهید.
• بازخورد تکراری: از حلقه‌های بازخورد تکراری برای اصلاح شیوه‌های Agile و رفع نگرانی‌های مدیر استفاده کنید.

Agile- ۹ را با اهداف تجاری هماهنگ کنید:

• اهداف تجاری: شیوه های چابک را با اهداف تجاری مدیر هماهنگ کنید. نشان دهید که چگونه Agile می تواند به اهداف سازمان به طور موثرتر کمک کند.
• تمرکز بر مشتری: تاکید کنید که چگونه رویکرد مشتری محور Agile می تواند به رضایت مشتری و مزیت رقابتی بهتر منجر شود.

۱۰- توانمندسازی تیم:

• خود سازماندهی(Self-Organization:): تیم ها را تشویق کنید تا خود سازماندهی کنند و بر کارشان مالکیت داشته باشند. نشان دهید که چگونه این امر منجر به انگیزه بالاتر و نتایج بهتر می شود.
• اعتماد و استقلال: از اعتماد و استقلال در تیم دفاع کنید و توضیح دهید که چگونه نوآوری و مسئولیت پذیری را تقویت می کند.

بررسی چند نمونه تجربی:

ایجاد تعادل بین اتخاذ شیوه های چابک و تمایل مدیر به سمت تیلوریسم نیازمند رویکردی متفکرانه است که آموزش، ارتباطات و نشان دادن مزایای ملموس را ترکیب می کند. با همسو کردن اصول Agile با اهداف تجاری و نشان دادن موفقیت‌های روزافزون، می‌توانید به تغییر طرز فکر به سمت یک محیط کاری مشارکتی‌تر و انعطاف‌پذیرتر کمک کنید.