جلسه بازتاب(Retrospective Meeting)-بشکن و دوباره بساز

 Sprint Retrospectivesبه معنای بازتاب و بررسی رویدادها یا وضعیت‌های گذشته است.

این یک جلسه اسکرام است که یکبار پس از اتمام یک اسپرینت برگزار می‌شود تا بر روی کاری که به تازگی انجام شده است، بازنگری شود.رترو فرصتی فراهم می‌کند تا تیم فرآیندها، روش‌های کاری و هر یادگیری کلیدی را با هدف بهبود عملکرد تیم در اسپرینت بعدی مرور کند.

نحوه برگزاری

رترو معمولاً زمانی برگزار می‌شود که یک اسپرینت به پایان رسیده و پیش از آغاز اسپرینت بعدی. این باعث می‌شود که تجارب اخیر در ذهن اعضای تیم تازه باقی بماند و این امکان را فراهم کند که به درستی بر روی کار خود بازنگری کنند.مدت زمان برگذاری این جلسه برای اسپرینت یک ماهه به مدت حداکثر سه ساعت زمان‌بندی شده است، اما ممکن است کوتاه‌تر باشد وابسته به طول اسپرینت باشد(اسپرینت 2هفته حدود 1.5ساعت).

چه کسانی در این جلسه باید حضور داشته باشن؟

حضور اسکرام مستر ،همراه با مالک محصول و اعضای توسعه. هدف از حضور همه این اعضا در جلسه، انجام تجزیه و تحلیل جامع از اسپرینت است. هماهنگی این جلسه، اغلب توسط اسکرام مستر انجام می‌شود، اما ممکن است بر اساس وضعیت حاکم، توسط بقیه افراد اداره شود. به عنوان مثال، یک مدیر محصول یا یک رهبر تیم می‌تواند این کار را انجام دهد. نقش فراهم‌کننده این است که جلسه را به طور درست هدایت کرده و اطمینان حاصل کند که مکالمه خیلی از مسیر خارج نمیشود و اینکه سازنده تر باقی می‌ماند تا اینکه بصورت انتقادی باشد.

هدف و محوریت اصلی جلسه

الف. چه چیزی خوب پیش رفت؟

در این بخش، به جشن کارهایی که در دوره اسپرینت موفق بودند (مثلاً همکاری خوب بین طراحان و توسعه‌دهندگان) .

ب. چه چیزی می‌توان بهبود یابد؟

مرور اموری که تیم احساس کرده است بر کارآیی آنها تأثیر منفی گذاشته است (مثل تصمیمات کلیدی برای پیشروی که توسط افراد دیگر بسته شده و باعث کاهش تلاش‌های تیم شده است).

پ. ایده‌ها و اقدامات کلیدی برای بهبود امور

طرح ایده‌ها و اقداماتی برای حل مشکلات مطرح‌شده در بخش "چه می‌توان بهبود ببخشد" (مثلاً اطمینان حاصل کردن از وضوح همه یوزراستوری ها قبل از شروع اسپرینت بعدی).

نقد درست

بودن فضای ایمن: اهمیت ایجاد یک محیط ایمن را برجسته کنید که در آن یادگیری و بهبود مزیت دارد و خالی از بازی‌ها و اتهام‌ها باشد.

مشارکت مساوی: اطمینان از این که هر عضو تیم دارای صداست، ترویج جلب دیدگاه‌های متنوع از افراد.

گوش دادن فعال: اهمیت گوش دادن صبورانه را تاکید کنید و از حرف زدن همزمان خودداری کنید تا جلسه مؤثر‌تر باشد.

تشویق :آماده‌سازی صحنه قبل از ورود به فعالیت‌های اصلی نقد و بررسی، اعضای تیم را به تفکر درباره وظایف خود در اسپرینت تشویق کنید.

 زمان‌بندی فعالیت‌ها:برای حفظ کارآمدی و تمرکز، اطمینان حاصل کنید که هر فعالیت زمان‌بندی شده باشد. استفاده از یک تایمر به حفظ این ساختار کمک می‌کند و تمام افراد را در مسیر صحیح نگه می‌دارد.

ثبت نکات: موارد اعلام شده توسط افراد ثبت و در اسپرینت های بعدی به مرور انجام شود.

 جشن‌گرفتن: از لحظات پیشرفت و جلوروی بوجود امده، زمانی را برای شادی و حس خوب لحاظ نمایید و یک زمان به جشن گرفتن از دست آوردهای تیم اختصاص دهید. تشویق کردن آنچه خوب پیش رفته است، نه تنها بر توانمندی تیم تأثیر گذار است، بلکه موجب ایمان به عملکردهای مثبتی است که می‌توان در اسپرینت‌های بعدی تکرار کرد.

روش های گفته شده در بخش پایین، برگرفته از نمونه های موجود از سایت atlassian میباشد.

رویکردها و الگوهای جایگزین نقد و بررسی اسپرینت

1. الگوی Glad, Sad, Mad

هدف از الگوی Glad, Sad, Mad یافتن راه‌های بهبود سلامت و احوال تیم و افزایش حالت خوب پس از اسپرینت است. این الگو بر روی بهبود رضایت شغلی تمرکز دارد با تاکید بر احساسات و تجارب افراد در اسپرینت میباشد.

2. الگوی Start, Stop, Continue

این الگو بر روی تصمیم‌گیری تمرکز دارد و به تیم کمک می‌کند تا تصمیم بگیرد چه چیزهایی را باید شروع یا متوقف یا ادامه دهند از نظر روش‌ها و فرآیندهای کاری.

3. الگوی Sailboat

الگوی Sailboat برای تیم‌هایی که دوست دارند تجربیات اسپرینت خود را به صورت تصویری ببینند عالی است. این الگو به بررسی اینکه چه چیزها تیم را در اسپرینت به جلو حرکت داده یا آن را از دست داده، می‌پردازد.

4. الگوی Four Ls

(Liked, Learned, Lacked, Longed For)مانند Glad, Sad, Mad، الگوی Four Ls بر روی سفر عاطفی تیم در طول اسپرینت تمرکز دارد و احساسات مثبت (دوست داشت) و منفی (کمبود داشت) را در نظر می‌گیرد.

5. الگوی Starfish

نقد و بررسی Starfish به نام خود از پنج بخش الهام گرفته است که شکل یک ستاره را تقلید می‌کند: ادامه دادن، کمتر از، بیشتر از، متوقف کردن و شروع کردن. 

چالش‌ها و راه‌حل‌های رایج برای اجرا

اجرای موفقیت‌آمیز رترو یک شبه اتفاق نمی‌افتد. گاهی اوقات برای آزمون و خطا چند بار تکرار نیاز است و این غیر عادی نیست که تیم ها اغلب با چند مانع رایج روبرو می شوند. در این بخش به چند چالش موجود در جلسات اشاره میکنیم:

شخصیت های مسلط :

گاهی اوقات، یک یا دو نفر ممکن است بر گفتگو مسلط شوند. برای کاهش این موضوع، تسهیل‌گر می‌تواند اطمینان حاصل کند که همه اعضای تیم زمان برابری برای صحبت کردن دارند و فعالانه افراد ساکت‌تر را دعوت می‌کنند تا افکارشان را به اشتراک بگذارند. 

توجه به نکات منفی :

 جلسات رترو اگر به خوبی مدیریت نشود، می‌تواند تبدیل به جلساتی شود که تنها بر مشکلات تمرکز میشود، بدون اینکه به دنبال راه‌حل باشد. برای غلبه بر این موضوع، از تکنیک هایی استفاده کنید که بحث را بین جنبه های مثبت و منفی متعادل می کند. تیم را تشویق کنید تا موفقیت ها را در کنار بحث در مورد زمینه های بهبود جشن بگیرند.

 محدودیت‌های زمانی:

در جلسات ممکن است گاهی اوقات احساس عجله داشته باشند یا برعکس، ممکن است بدون تمرکز ادامه پیدا کنند. زمان بندی هر فعالیت در رترو و استفاده از تایمر می تواند جلسه را در مسیر خود نگه دارد.  مهم است مسئولان تیم که راهنما ی تیم هستند،اعضا را به اهمیت دادن به این محدودیت های زمانی و اهداف خود را متمرکز نگه دارد.

برگزاری رترو  می‌تواند تمرین ارزشمندی برای توقف و تأمل در مورد احساس تیم باشد. این موضوع کمک می‌کند تا یادگیری‌ها و اقدامات کلیدی را که ممکن است برای بهبود روش‌های کار، فرآیندها، ابزارها در طول سرعت بعدی خود انجام دهید، در نظر بگیرید.