تسهیل‌گری واژه‌ای است پر تکرار که در شرح وظایف اسکرام مستر یا مربی چابکی (Agile Coach) دیده می‌شود. این که منظور از تسهیل‌گری دقیقا چیست و چه کاری باید انجام شود تا مربی از پس انجام این وظیفه برآمده باشد، در ادامه توضیح داده خواهد شد.
این مقاله با بهره‌گیری از کتاب Coaching Agile Teams نوشته شده است.
بر اساس فریم ورک‌های مختلف چابک (اسکرام، اسکرامبان،XP و …) که هر تیم با توجه به شرایطش برای رسیدن به اهداف خود انتخاب کرده است مجموعه‌ای از جلسات لازم است برگزار شود. مربی چابکی در هر کدام از این جلسات به منظور بهتر برگزار شدنِ و بالا رفتن کیفیت لازم است اقداماتی انجام دهد. همانطور که می‌دانید هر کدام از جلساتِ استاندارد چابک اهدافی دارند که به دلایل مختلف ممکن است نادیده گرفته شوند، یا فراموش شوند. بنابراین مربی باید در هر مرحله از انجام کار یا در هر کدام از جلسات مداخلاتی را انجام دهد (یا انجام ندهد) که به بهتر شدن روال کار کمک کند. گاهی تسهیل‌گری همین مداخلات هدفمند است و مربی باید بداند چه زمانی با سکوتش و چه زمانی با مداخله می‌تواند شرایط را بهبود ببخشد. در شرایطی لازم است وارد جزییات شود و از دل جزییات به هدف مورد نظر برسد و در شرایطی باید به جای بررسی جزییات بر پایه‌های اصلی موضوع تمرکزکند.
مربی فقط با بیان مشاهدات، پرسیدن سوالات قدرتمند (و هدفمند) یا به چالش کشیدن تیم می‌تواند شرایطی را فراهم کند که تیم به آگاهی لازم نسبت به مساله دست پیدا کند و بتواند راه حل مناسب را پیدا کنند. در ادامه به منظور شفاف شدن مفهوم تسهیل‌گری، به تسهیل‌گری در جلسه رترو با جزییات پرداخته می‌شود.
مراحل تسهیل‌گری در جلسه رترو
در این جلسه مربی نقش تسهیل‌گر را ایفا می‌کند، به خصوص در تیم‌هایی که به تازگی همکاری باهم را شروع کرده‌اند. برای انجام این کار لازم است او کارهایی را پیش از جلسه (در طول اسپرینت)، در طول جلسه و بعد از جلسه (در اسپرینت بعد) انجام دهد. اما قبل از هر چیزی وی باید هدف جلسه رترو را در ذهن داشته باشد.
بررسی و تطبیق (Inspect & Adapt): در این جلسه تیم توقف می‌کند و به آن چه در طول اسپرینت اتفاق افتاده است، چه خوب و چه بد، و اینکه در آینده چطور می‌تواند عملکرد بهتری داشته باشد، فکر می‌کند. عملکرد بهتر می‌تواند به معنای سرعت بیشتر یا کیفیت بالاتر باشد.
تسهیل‌گری در طول اسپرینت
در جریان اسپرینت در حالی که تیم مشغول به کار است مربی به اینکه اعضای تیم چطور باهم کار می‌کنند، چه مواردی خوب پیش می‌روند و در چه زمینه‌هایی ضعف وجود دارد، دقت می‌کند و سعی می‌کند مشاهده‌گر خوبی باشد. مواردی که با مشاهده تیم باید به آنها فکر کند عبارتند از:
- اختلالات موجود در ارتباطات تیمی، هماهنگی‌ها و توجه اعضای تیم به یکدیگر، کجاست؟
- تیم کجا احساس کند بودن می‌کند؟
- سطح اضطراب تیم درطول اسپرینت چگونه تغییر می‌کند؟
- آیا تیم از ساختارهای چابکی برای حفظ هماهنگی استفاده می‌کند؟
- آیا ورک فلو برای این تیم به درستی کار می‌کند؟
کار دیگری که در طول اسپرینت مربی می‌تواند انجام دهد این است که پیش از جلسه رترو با چند نفر از اعضای تیم ( برای مثال مالک محصول و رهبر تیم فنی) در ارتباط باشد و نظر آنها را درباره اسپرینت بپرسد، اینکه آنها چه مشاهداتی داشته‌اند و چه چیزی در اسپرینت آنها را اذیت می‌کند.
در همین راستا نکته‌ای که باید در نظر داشت این است که مربی نباید اجازه دهد که این پرسش و پاسخ منجر به برگزاری یک جلسه رتروی کوچک شود و به پرسیدن سوالات اکتفا شود. تا این مرحله دستور جلسه آماده شده است.
تسهیل‌گری در حین جلسه
یک عقیده کلی که مربی چابکی همیشه سعی می‌کند آن را برای تیم شفاف کند این است که تیم خودش تشخیص می‌دهد چه کاری درست است. در رابطه با جلسه رترو نیز به همین صورت است. شما به عنوان مربی می‌توانید دستور جلسه‌ای که از قبل آماده کرده‌اید را ارائه دهید. پس از ارائه، حالت‌های مختلفی ممکن است پیش بیاید. حالت اول این است که تیم با موضوعاتِ مطرح شده در دستور جلسه موافق باشد و درباره آنها شروع به صحبت کند. حالت دوم این است که تیم کاملا درباره موضوعاتِ دیگری صحبت کند و شاید لازم باشد دستور جلسه به طور کلی کنار گذاشته شود و درباره ی‌مباحثی که برای تیم اهمیت بیشتری دارد صحبت شود.بدترین حالتِ ممکن این است که جلسه بهم بریزد و چیزی از جلسه عاید تیم نشود (که این حالت نیز در نهایت منجر به یادگیری خواهد شد).
در طول جلسه همچنین مربی بر خروجی مفید تمرکز می‌کند. بعد از رسیدن به توافقاتی که تیم متعهد می‌شود در آینده انجام دهد مربی پیشنهاد می‌دهد که این توافقات مکتوب شوند و در مکان مشخصی قرار بگیرند.
تسهیل‌گری بعد از جلسه
در طول اسپرینت بعدی مربی توجه می‌کند که آیا توافق‌های صورت گرفته توسط تیم انجام می‌شوند یا خیر. از افرادی که توافق‌ها را بدرستی انجام می‌دهند قدردانی می‌کند و اگر کسی آنها را نادیده گرفت بی‌تفاوت از آن نمی‌گذرد و به دنبال موقعیت‌هایی است که توافق‌ها را به تیم یادآوری کند.
با توجه به توضیحات، می توان نتیجه گرفت که منظور از تسهیل گری، مجموعه اقداماتی است که مربی انجام می‌دهد تا تیم بتواند راحت تر به اهدافش برسد. به این منظور لازم است قبل از دیگران به اهداف فکر کرده باشد و و راه های رسیدن به آنها را بررسی کرده باشد. ارائه این راه‌ها بخشی از تسهیل‌گری است. در نهایت مراقبت از توافقات انجام شده و کمک به تیم برای پیاده سازی آنها نیز وظیفه تسهیل‌گر است.
share