کانبان چیست؟ روشی برای نمایش کارها

کانبان در زبان ژاپنی به معنای بورد یا سیگنال است. بورد کانبان، روشی برای نمایش و محدود کردن میزان کارهای همزمان است. این کار به تیم‌ها کمک می‌کند تا به جریان کاری خود را بهبود بخشیده و مؤثرتر عمل کنند. هر ستون در بورد کانبان بیانگر قسمتی از این جریان کاری است و هر کارت نمایشگر یک آیتم کاری است.

نمایش جریان کار

ابتدایی‌ترین بورد کانبان جریان کار ساده‌ای را نمایش می‌دهد که شامل ۳ گام زیر می‌شود:

• To Do: کارهای که در آینده قصد انجامشان را داریم در این ستون قرار می‌گیرند.
• Doing: کارهای در حال انجام در این ستون قرار می‌گیرند. تعداد این کارها باید محدود شود.
• Done: کارهای انجام شده در این ستون قرار می‌گیرند.

اکثر تیم‌ها از ورژن پیچیده تری از بورد کانبان برای نشان دادن جریان کاریشان استفاده می‌کنند.

بورد کانبان ویژه توسعه نرم‌افزار

بورد کانبان ویژه تولید محتوا

تیم‌ها چطور با کانبان کار می‌کنند؟

در این بخش نگاهی به نحوه‌ی همکاری تیم‌هایی که از مزیت‌ها کانبان استفاده می‌کنند می‌اندازیم. مزیت‌هایی نظیر:

• کار در جریان (work-in-process)
• کارت‌ها (cards)
• کنترل جریان (harness flow)
• بهبود مستمر (continuous improvement)

کار در جریان (Work in Process) چیست؟

تیم‌ها توجه چشم‌گیری نسبت به کارهای مشخصی از سیستم دارند؛ کارهایی که دقیقاً همین الان انجام می‌دهند که به Work in Process یا WIP معروف است. هر چه قدر تعداد کارها در WIP بیشتر باشد سرعت انجام آن‌ها نیز کاهش پیدا می‌کند. این می‌تواند نمایانگر این مطلب باشد که تیم همکاری خوبی بر روی کارها ندارد و یا هر نفر مجبور است چندین کار را همزمان با هم انجام دهد. کاهش تعداد کارها در WIP منجر به افزایش تمرکز و همکاری تیمی می‌شود. با تصویر کردن جریان کاری، تیم می‌تواند گلوگاه‌ها (Bottlenecks) را شناسایی و رفع کند تا کارها با سرعت و اطمینان بیشتری تمام شوند.

قدرت کارت های کانبان

سیستم کانبان با کمک بورد کانبان کارهای نوشته شده بر روی تعدادی کارت را در قالب ستون‌هایی ساماندهی می‌کند. هر تیم با توجه به نیازمندی خود می‌تواند تعداد ستون‌ها را شخصی‌سازی کند. این کار باعث افزایش شفافیت وضعیت کارها می‌شود و به تیم این امکان را می‌دهد که بهتر تصمیم‌گیری کند.

 کنترل جریان

در حالی که بعضی از تیم‌ها از برنامه‌ریزی کارها در ۲ الی ۴ هفته منفعت می‌برند، بعضی نیز از چنین تعهداتی بهره‌مند نمی‌شوند. این تیم‌ها معمولاً متوجه می‌شوند که کارشان مبتنی بر جریان است و با انجام وظایفی ثابت و تکراری است که برای آن‌ها ارزش ایجاد می‌شود. مثال‌های زیر همه از این دست هستند:

• تیم‌های پشتیبانی که درخواست‌های ریست پسورد را پاسخ می‌دهند.
• تیم‌های بازاریابی که وظیفه‌ی راه‌اندازی کمپین‌های ایمیلی را دارند.
• تیم‌های تولیدی که مشغول تولید خودرو هستند.

برای این مدل تیم‌ها، کانبان می‌تواند بهترین انتخاب باشد. همانطور که گفته شد کانبان یک اصطلاح ژاپنی به معنای سیگنال بصری است و در کسری از ثانیه به تیم‌ها نشان می‌دهد که کارها چه وضعیتی دارند. همین امر منجر به افزایش همکاری و بهره وری می‌شود. کانبان بر سه اصل اساسی استوار است: به تصویر کشیدن کارها، محدود کردن کارهای در جریان (WIP) و در نهایت، اندازه‌گیری بهره وری با هدف بهبود سیستم.

تمرکز، تمرکز، تمرکز

به محضی که تیمی بورد کانبان خود را راه می‌اندازد، می‌تواند بر روی بهینه‌سازی جریان کاریش تمرکز کند. کارهایی که بیش از حد طول می‌کشند باعث افزایش تعداد کارهای نیمه تمام و در نتیجه کاهش بهره وری می‌شوند؛ مثل انبار کردن ماشین‌های نیم ساخته در کارخانه یا برگزاری جلسات اضافه برای تصمیم گیری. کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند تا با محدود کردن کارهای در جریان (WIP) این مدل کارها را پیش ببرند. اگر تیم بخواهد روی کاری اضافه وقت بگذارد، از آنجا که بالاتر از حد مجاز WIP است کانبان این اجازه را به تیم نمی‌دهد. به خاطر همین تیم باید منتظر باشد تا مسئولش سرش خلوت شود تا به آن رسیدگی کند و یا در صورتی که عجله دارد می‌تواند دست به کار شود تا به خالی شدن ستون کمک کند. در این حالت تیم به جای شروع کار جدید، هدر رفتن انرژی ناشی از انجام همزمان چند کار (Multi-tasking) و ایجاد رقابت بین اولویت، مجبور می‌شود کارهای زخمی شده را تمام کند.

بهبود مستمر

از آنجا که تمامی کارها نمایش داده می‌شود، تیم‌ها به راحتی می‌توانند عملکردشان را اندازه‌گیری و فرایند کاری خود را بهینه کنند. کانبان با اندازه‌گیری مدت زمان حضور هر آیتم در هر ستون، به تیم‌ها کمک می‌کند تا در سریع‌ترین زمان ممکن ارزش‌شان را تحویل مشتری دهند. تیم‌ها با استفاده از این داده‌ها می‌توانند راه‌های بهتری برای همکاری پیدا کنند.

اساسی ترین مزیت های کانبان

چهار مزیت اساسی کانبان عبارتند از:

1. بورد کانبان
2. ایجاد تصوری مشترک در مورد پیشرفت کار
3. افزایش تمرکز
4. افزایش شفافیت

بورد کانبان

تیم‌ها با استفاده از بورد کانبان می‌توانند تمامی کارهایشان را به نمایش در بیاورند. این کار منجر به افزایش ارتباطات و همکاری بین فردی می‌شود.

ایجاد تصوری یکسان از کارهای در حال انجام

یکی از مزایای نمایش بصری کارها ایجاد تصوری یکسان از کارهای در جریان است. هر چقدر کارهای در جریان (WIP) بیشتر شود رقابت یا ابهام در اولویت‌ها افزایش می‌یابد.

تمرکز بیشتر بر روی جریان

کانبان به تیم‌ها این فرصت را می‌دهد که بر روی فرایند کاری از طریق روشی بصری تمرکز کنند. با این مزیت تیم‌ها می‌توانند عناصری را که ممکن است از چشم دور مانده باشند شناسایی کنند.

افزایش شفافیت

کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند تا با اندازه گیری جریان و ایجاد شفافیت کاری، اثربخشی خودشان را افزایش دهند. این امر کانبان را به ابزاری حیاتی برای بهبود مستمر تبدیل می‌کند.