در تایم باکس امتحانش کن
با این ساختار چه کار می‌توان کرد؟
افرادی که تخصص‌های متفاوتی دارند می‌توانند بهتر از هم بپرسند که به چه چیزی احتیاج دارند تا موفق شوند. شما می‌توانید با ابهام‌زدایی از آنچه که اعضای گروه برای دستیابی به اهداف مشترک به آن نیاز دارند، سوء تفاهم‌ها یا پیش داوری‌هایبه وجود آمده در طول زمان را برطرف کنید. از آنجا که شرکت‌کنندگان نیازهای اساسی را برای دیگران بیان می‌کنند و با هر فردی مشارکت می‌کند فرصت پاسخ‌گویی داده می‌شود، شما ضمن افزایش انسجام و هماهنگی در بین واحدهای مستقل صداقت و شفافیت را افزایش می‌دهید.
اهداف
- یاد بگیرید که چگونه نیازهای کاری و/یا شخصی را به وضوح بیان کنید.
- پرسیدن این سوال را که چه نقش‌های کاری و/یا افرادی نیاز است را تمرین کنید.
- یاد بگیرید که چگونه به درخواست‌ها پاسخ روشن بدهید.
- برقراری مجدد و/یا بهبود ارتباطات در داخل واحدهای کاری
- در سیلوهای کاری پیشرفت کنید.
- ارتباطات از هم گسسته شده را اصلاح کنید.
- همه مسائل را همزمان روی میز قرار دهید تا همه ببینند.
- با حذف پیش‌داوری‌ها و شایعات، کلافگی را کاهش دهید.
- با ایجاد اعتماد، کاری کنید تا اعضای گروه بتوانند مسئولیت‌ها را با صداقت به اشتراک بگذارند.
کاربردها
- اجرا شده در یک گروه فنی بین المللی (شامل اعضایی در چندین کشور) که به تصمیم گیری در بازاری که به سرعت در حال تغییر بود احتیاج داشتند.
- مناسب سه مدیر ارشدی که در تلاش هستند تا جهت‌دهی ثابتی در سطح بعدی رهبران سازمان ایجاد کنند.
- مناسب مدیران اجرایی و ارشد بیمارستان که برای راه‌اندازی طرح مراقبت‌محور از بیماران نیاز به همکاری چند تخصص دارند.
- برای کمک به مؤثرتر شدن روابط یک به یک
دعوت به مشارکت
- از شرکت‌کنندگان (اغلب با تخصص یا وظایف متفاوت) بخواهید تا بپرسند که برای رسیدن به هدفی مشخص از دیگران چه انتظاری دارند؟
- همچنین از آنها بخواهید تا به درخواست‌های دیگران بدون ابهام جواب دهند.
مواد و فضای مورد نیاز
- اتاقی بزرگ برای قرار دادن ۳ الی ۷ گروه با تخصص‌های مختلف در بخش‌هایی جداگونه
- تعدادی صندلی برای گروهی۳ الی ۷ نفره که به شکل دایره در وسط اتاق چیده شده است
- تعدادی کاغذ برای شرکت‌کنندگان به منظور ثبت انتظارات و پاسخ‌ها
نحوه‌ی مشارکت
- هر فرد به گروه تخصصی خودش تعلق دارد.
- افراد فرصتی برابر برای مشارکت دارد.
نحوه‌ی شکل‌دهی گروه‌ها
- ۳ الی ۷ دسته‌ی تخصصی (هیچ محدودیتی برای اعضای دسته‌ها وجود ندارد)
- یک گروه ۳ الی ۷ نفره که هر یک نماینده‌ی یک دسته هستند.
مراحل اجرا
- روند جلسه را بر اساس گام‌هایی که در ادامه گفته می‌شود توضیح دهید. هدف یا چالش مورد نظر را تکرار کنید تا مطمئن شوید همه متوجه شده‌اند. تأکید کنید که درخواست‌ها در صورتی که با جواب بله یا خیر همراه می‌شوند باید شفاف و مشخص باشند. واضحاً بیان کنید که هیچ جوابی به جز بله، خیر، «سعی می‌کنم» و «مبهم است» مجاز نیست. گروه‌های تخصصی را در اتاق بچینید. (۳ دقیقه)
- هر گروه با استفاده از1-2-4-All اساسی‌ترین انتظارات خود از مابقی دسته‌ها لیست می‌کند. نیازها به صورت درخواست‌هایی بیان می‌شوند که با دقت و ظرافت در این قالب جا گرفته‌اند: «چیزی که از شما می‌خواهم ـــــــــ است.» گروه‌ها لیست خودشان را به دو نیاز اساسی تقلیل می‌دهند، آنرا در قالب داده شده جای می‌دهند و سخنگویی را به عنوان نماینده‌ی دسته انتخاب می‌کنند. (۵-۱۵ دقیقه)
- همه‌ی سخنگوها به شکل دایره در وسط اتاق جمع می‌شوند.
- یک به یک، دو نیاز اساسی خودشان را مطرح می‌کنند. مابقی سخنگوها در این مرحله از درخواست‌ها یادداشت بر می‌دارند و واکنشی نشان نمی‌دهند. (۱۵ دقیقه)
- هر سخنگو به صورت تکی یا از طریق مشورت با دیگر اعضای دسته، جلوی هر درخواست یکی از ۴ پاسخ بله، خیر، «سعی می‌کنم» و «مبهم است» را می‌نویسد. (۵-۱۰ دقیقه)
- هر سخنگو، خطاب به یک سخنگو با تکرار درخواستش، به او پاسخ را اعلام می‌کند؛ یعنی همان بله، خیر، سعی می‌کنم و مبهم است! بدون بحث! بدون توضیح! (۱۰ دقیقه)
- با استفاده از What?, So What?, Now What? جمع‌بندی کنید. (۱۵ دقیقه)
فوت و فن
- به شرکت کنندگان یادآوری کنید که هر واکنش به این معناست که چقدر ابهام در خود درخواست وجود دارد.
- روی قانون «عدم پاسخ فوری» تأکید اکید کنید.
- روی قانون "تنها پاسخ‌ها بله، خیر، «سعی می‌کنم» و «مبهم است». توضیح بیشتر به هیچ وجه مجاز نیست." تأکید کنید.
- افراد را تشویق کنید تا آنچه را که واقعاً برای موفقیت نیاز دارند، درخواست کنند.
- از آن لذت ببرید و کمی از درام شدن ماجرا حمایت کنید.
- بیش از ۷ نقش / واحد را درگیر ماجرا نکنید؛ آب خیلی گل آلود می‌شود!
- در جلسه توجیهی، سعی کنید به این نکته اشاره کنید که مردم در شکایت کردن خوب هستند و در درخواست چیزهایی که نیاز دارند خوب نیستند. What I Need From You به شما کمک می کند تا از شکایات به سمت درخواست‌های صحیح و قابل اجرا سوق داده شوید.
سبک‌های اجرا
- اگر به نظر می‌رسد که مسئله هنوز حل نشده یا نامشخص است، یک دور دیگر جلسه را برگزار کنید؛ ایجاد درخواست‌های ملموس و واضح یک مهارت ضروری است!
- در مرحله‌ی جمع‌بندی، به شرکت کنندگان فرصت دهید تا آنچه را که از آنها خواسته نشده است بیان کنند. چه چیزی نادیده گرفته شده است که به نزدیک‌تر شدن گروه به هدفش کمک می‌کند اما درخواست نشده است.
- به جای واحدهای کاری می‌توانید از گروه یا تیمی از افرادی وابسته به یکدیگر استفاده کنید.
- این ساختار را می‌توانید با Helping Heuristics ، Integrated Autonomy ، Appreciative Interviews و Ecocycle Planning ترکیب کنید.
این ساختار بر اساس What I Need From You (WINFY) از سایت ساختارهای رهایی‌بخش توسط پدرام کشاورزی ترجمه شده است.