در تایم باکس امتحانش کن
با این ساختار چه کار می‌توان کرد؟
زمانه‌ی ما سرشار از بحران های واقعی ست، حالا هرچقدر هم که پذیرش این مطلب دشوار باشد، باید در نظر بگیریم که هرآنچه تا کنون انجام دادیم تنها با تلاشی بیشتر، نمی‌تواند برای حل این بحران ها کافی بشد؛ چارلز جانسون
ذینفعان با استفاده از Purpose-To-Practice در ابتدای شروع پروژه می‌توانند با کمک هم عناصری را تعیین کنند که به موفقیت طرح کمک می‌کند. گروه با تعیین یک هدف مشترک شروع می‌کند (مثلاً چرا این کار برای هر شرکت‌کننده و گروه مهم است). تمام عناصر فرعی مانند اصول، شرکاء، ساختار، و روش‌ها برای رسیدن به این هدف طراحی می‌شوند. با شکل‌گیری این پنج عنصر در کنار هم، شرکت‌کنندگان متوجه می‌شوند که چگونه می‌توانند خلاقانه خود را به موفقیت برسانند. برای پروژه‌های بزرگ که ذینفعان متعددی دارد، Purpose-To-Practice به افراد کمک می‌کند تا فازهای آتی پروژه را با کمک هم شکل دهند.
اهداف
- تصور افراد را بر روی طراحی آینده‌ی جمعی شرکت‌کنندگان متمرکز و درگیر کنید.
- جلوگیری از طراحی توسط گروهی کوچک از افراد و متخصصان پشت درهای بسته
- گرداوری عناصر مورد نیاز برای راه‌اندازی و تداوم تلاشی جمعی و نتیجتاً پرهیز از فرایند پراکنده
- توسعه‌ی استراتژی‌های نوآورانه که می‌تواند به پیاده‌سازی و گسترش سریع حس مالکیت بین فردی کمک کند.
- افزایش انعطاف‌پذیری و توانایی جذب اختلالات با توزیع عادلانه نیرو
- ایجاد ظرفیت برای انطباق سریع هر یک از عناصر با شرایط در حال تغییر
کاربردها
- استفاده شده توسط رهبران جنبش Conversation Café
- گروهی متشکل از هشت سیستم بهداشتی به نام Quality Commons ، از Purpose-To-Practice برای ایجاد موفق کنسرسیوم‌شان استفاده کردند.
- با گذراندن اولین مرحله Purpose-To-Practice ، یک تیم مدیریتی هدفی بسیار عمیق‌تر از آنچه انتظار داشت کشف کردند. تجربه مشترک و هدف مشترک باعث شد تیم در مدل کسب و کار خود تجدید نظر کند.
- به منظور کمک به راه‌اندازی گروههای کاربری ساختارهای رهایی‌بخش
- استفاده شده توسط شرکتی در منطقه‌ی آمریکای لاتین که با استفاده از این ساختار استراتژی کسب‌وکار مشتری محور ایجاد کرد.
دعوت به مشارکت
از همه یا اکثر ذینفعان بخواهید در طراحی جزئیات اصلی طرح شرکت کرده و با کمک هم پنج عنصر اصلی را مشخص کنند؛ هدف، اصول، شرکا، ساختار و روش‌ها
مواد و فضای مورد نیاز
- تعدادی صندلی و میز کوچک برای گروههای چهار نفره
- بورد بزرگی برای ثبت نتایج Purpose-To-Practice هر عنصر
- برای هر شرکت‌کننده پنج صفحه، هر صفحه برای یک عنصر
نحوه‌ی مشارکت
- همه‌ی افرادی که سهمی در پروژه دارند مشارکت می‌کنند
- افراد فرصتی برابر برای مشارکت دارند
نحوه‌ی شکل‌دهی گروه‌ها
- 1-2-4-All
- همه‌ی شرکت کنندگان برای نهایی کردن
مراحل اجرا
- ایده‌ی پشت Purpose-To-Practice را به همراه پنج عنصر و سوالات مرتبتش توضیح دهید. صفحه‌های مربوطه را بین افراد پخش کنید. (۵ دقیقه)
- برای مشخص کردن اولین عنصر، از خود بپرسید؛ این کار چرا برای شما و گروهتان اهمیت دارد؟
- از فرمت ۱-۲-۴ برای ایده‌پردازی و هدف‌گذاری استفاده کنید. (۱۰ دقیقه)
- در گروههای چهار نفره ایده‌های برتر را مقایسه، غربال و تقویت کنید. (۱۰ دقیقه)
- کلیه‌ی افراد، ایده‌ها را با هم ادغام کرده و هدف را نهایی می‌کنند. (۱۰ دقیقه)
- با تکرار سه مرحله‌ی 1-2-4-All عناصر باقی‌مانده‌ی Purpose-To-Practice را تعیین کنید. ممکن است لازم باشد عناصر قبلی را دوباره بازبینی کنید. از این سوالات می‌توانید برای تعیین عناصر استفاده کنید:
- اصول: برای رسیدن به هدفمان از چه قوانینی باید پیروی کنیم؟
- شرکاء و همراهان: برای رسیدن به هدف چه کسانی باید مشارکت داشته باشند و در نظر گرفته شوند؟
- ساختار: برای رسیدن به هدفمان به چه شکلی خود را (هم از نظر ابرساختاری و هم از نظر ریزساختاری) سازمان دهیم و تفویض اختیار کنیم؟
- روش‌ها: چه کارهایی می‌خواهیم انجام دهیم؟ ما چه چیزی به کاربران و مشتریان خود ارائه خواهیم داد و چطور قرار است این کار را بکنیم؟
- بعد از تعیین هر عنصر، از خود بپرسید که آیا این عنصر به من چشمک می‌زند که عناصر قبلی را تغییر دهم؟ (۵ دقیقه)
- وقتی همه‌ی عناصر تعیین شدند، از شرکت‌کنندگان بخواهید که نگاه کلی به پیش‌نویس پنج عنصر بیندازند. در قالب گروههای کوچک از افراد بخواهید که از What?, So What?, Now What? برای تعیین مراحل احتمالی بعدی استفاده کنند و در گروه کلی با هم الویت‌بندی کنند. (۱۵ دقیقه)
- بعد از شروع پروژه، از شرکت‌کنندگان بخواهید که به صورت دوره‌ای Purpose-To-Practice خود را بازبینی کنند و عناصر را بر اساس آخرین تجربه‌های کسب شده تغییر دهند.
فوت و فن
- ایجاد یک هدف قدرتمند و بسیار جذاب مهم‌ترین مرحله است؛ ممکن است بخواهید از Nine Whys ، Appreciative Interviews یا TRIZ برای عمیق‌تر کردن گفتگو استفاده کنید.
- یک هدف ممکن است به عنوان چیز مثبتی که قرار است شروع کنید/ ایجاد کنید یا چیزی منفی که قرار است متوقف کنید بیان شود.
- در چرخه‌های چابک کار کنید؛ به طور مکرر با تجربه‌ی شکست، رو به جلو حرکت کنید.
- جلسات متعددی در طول هفته‌ها یا حتی چند ماه ممکن است مورد نیاز باشد.
- «ساختار» معمولاً عنصری است که به بیشترین تخیل نیاز دارد و از بالا به پایین به کنترل توزیع‌شده‌تر جهش می‌کند. با استفاده از استعاره و نمونه‌های بصری می‌توانید به طراحی طرح‌های خلاقانه کمک کنید.
- اصول: بایدها و نبایدهایی است که اغلب از شرایط سخت درس گرفته می‌شود.
- برای انجام کارهای سنگین به گروههای کوچک تکیه کنید و آن را در حرکت نگه دارید.
- مراحل را مطابق برنامه انجام دهید و در صورتی که به زمان بیشتری نیاز دارید، آنرا دو دور انجام دهید.
- به تجربه الهام‌بخش و ناامیدکننده اعضای گروه تکیه کرده و از آنها استفاده کنید.
- از شرکت کنندگان دعوت کنید تا از شهود خود در حین اجرای فرآیند استفاده کنند.
سبک‌های اجرا
- با یک چرخه ۳۰ دقیقه‌ای شروع کنید. یک چرخه بسیار سریع تمام پنج عنصر را پوشش می‌دهد تا نیاز به یک هدف قوی و واضح را نشان دهد.
- ضبط ویدئویی به حفظ توجه و تمرکز در حین فرآیند طراحی کمک می‌کند.
- شما می‌توانید سوالاتی را به منظور غنی کردن مکالمه‌ی مربوط به روال‌های کاری اضافه کنید: چه چیزی در اطرافمان رخ می‌دهد که می‌تواند فرصت ایجاد کند؟ اگر ریسک نکنیم، چه اتفاقی می‌افتد؟ از کجا می‌توانیم شروع می‌کنیم؟
- اگر فکر می‌کنید طراحی هر پنج عنصر برای یک پروژه خیلی زیاد است، کافی است تنها یک یا دو عنصر را که مهم‌ترین به نظر می‌رسند طراحی کنید.
- در گروههای مجازی از شرکت‌کنندگان بخواهید که به ۵ سوال با ورژن چتی ۱-۲-همه استفاده کنند. جواب‌ها را با کمک یک وایت برد و تسهیل‌گر غربال و الویت‌بندی کنید. راندهای مجازی می‌توانند از طریق تعاملات رودررو عمیق‌تر و کامل‌تر شود.
- از Purpose-To-Practice به منظور ساختاردهی جلسات طولانی‌تر استفاده کنید؛ مانند جلسات برنامه‌ریزی و تجدیدنظر استراتژی.
- از شرکت‌کنندگان با استعداد دعوت کنید که به ایفای نقش‌های مختلف نظیر نویسندگی، نقاشی و تسهیل‌گری بپردازند.
این ساختار بر اساس Purpose-To-Practice (P2P) از سایت ساختارهای رهایی‌بخش توسط پدرام کشاورزی ترجمه شده است.