در تایم باکس امتحانش کن
با این ساختار چه کار می‌توان کرد؟
روزی یکی از دانش‌آموزان پرسید: دشوارترین قسمت نقاشی کشیدن چیست؟ استاد پاسخ داد: دشوارترین قسمت، بخشی از کاغذ است که در آن هیچ چیز رنگ‌آمیزی نمی شود.
وقتی افراد مجبورند با چالشی مشترک و پیچیده مواجه شوند، می‌توانید خلاقیت، رهبری و خودسازماندهی آنها را شکوفا کنید. این ساختار به افراد کمک می‌کند تا با هم دستور جلسه‌هایی بنویسند و یا به موضوعاتی بپردازند که برایشان مهم است. افراد چون با همکاری هم دستور جلسه را تهیه می‌کنند و در انتخاب موضوع مورد علاقه‌شان آزاد هستند، مسئولیت حل مسئله و برطرف کردن آنرا نیز به عهده می‌گیرند. برای ایجاد تعهد، اقدام، نوآوری و پیگیری، کنترل متمرکز را کنار بگذارید و آنرا به افرادی بسپارید که در انجام کار مشارکت دارند. شما حتی از این ساختار می‌توانید برای گروه‌های دو هزار نفره استفاده کنید.
اهداف
- اقدامی کنید که فضای خوبی برای ایجاد تعهد و رهبری مشترک بین اعضا شکل گیرد.
- با ایجاد خودسازماندهی به مشکلات یا تعارضات حل نشدنی رسیدگی کنید.
- اطمینان حاصل کردن در مورد اینکه تمام موضوعاتی که برای شرکت‌کنندگان مهم است در دستور جلسه گنجانده شده و مورد توجه قرار گرفته است.
- فراهم کردن این امکان برای شرکت‌کنندگان که مسئولیت رسیدگی به مسائلی را که به آنها اهمیت می‌دهند و برای آنچه که اتفاق می‌افتد یا نمی‌افتد بپذیرند.
کاربردها
- مناسب جلسات مدیریتی در هر سطحی
- بخش سوم کتاب «تحول کسب‌وکار» اثر آلیسون جوزلین (Alison Joslyn) را بخوانید. او با دعوت از همه کارمندان به یک جلسه سه روزه Open Space Technology ، تحولی در کسب‌وکار ایجاد کرد.
- بخش سوم «ابداع روش مراقبت بهداشتی آینده» را بخوانید. کریس مک‌کارتی (Chris McCarthy) از Open Space Technology برای تعیین جهت همکاری بین اعضای خلاق Innovation Learning Network استفاده می‌کند.
دعوت به مشارکت
- از افراد بخواهید که به مشکلی پیچیده رسیدگی کنند.
- از شرکت‌کنندگان بخواهید با همکاری هم دستور جلسه‌ای تهیه کنند.
- از شرکت‌کنندگان بخواهید تا به جلساتی که علاقه‌مندند ملحق شوند.
مواد و فضای مورد نیاز
- تعدادی صندلی چیده شده به شکل دوایر متحد المرکز برای ۱۰ تا ۱۰۰۰ نفر در اتاقی بزرگ یا فضایی باز
- میکروفون برای گروه‌های بیشتر از ۴۰ نفر
- الگوی پر نشده‌ی دستور جلسه که بر روی بورد یا تخته وایت‌برد قرار گرفته است
- روبه‌روی هر دستور جلسه، شیارهایی برای رزرو جلسه وجود دارد. به عنوان یک قانون سر انگشتی، از هر ۱۰ نفر، ۳ نفر می‌توانند یک جلسه را رزرو کنند.
نحوه‌ی مشارکت
- افرادی که به چالش موجود اهمیت می‌دهند مشارکت می‌کنند و دعوت هماهنگ‌کننده‌ها را می‌پذیرند.
- افراد فرصتی برابر برای مشارکت دارند.
- رعایت «قانون دو قدم» برای تمامی افرادی واجب است. بنابر این قانون شما می‌توانید بروید و در هر جلسه‌ای که می‌خواهید شرکت کنید. اما اگر متوجه شدید نمی‌توانید در آن مشارکت کنید و یا از آن مطلبی یاد بگیرید، دو قدم فاصله بگیرید!
نحوه‌ی شکل‌دهی گروه‌ها
- همزمان با هم در یک دایره‌ی بزرگ (یا دوایر متحد المرکز) شروع کنید.
- با گروه‌هایی با اندازه‌های مختلف که حول دستورهای جلسه‌ای مشخص شکل گرفته‌اند ادامه دهید.
مراحل اجرا
- رهبر گروه و یا گرداننده‌ی جلسه، مفهوم و مکانیزم ساختار را به همراه قانون و اصولی که دارد توضیح می‌دهد. (۵ دقیقه)
- فضایی برای رد و بدر کردن اطلاعات مهیا می‌شود. شرکت‌کنندگان عناوینی را به همراه زمان و مکان برگزاری مطرح می‌کنند. (۱۵ دقیقه)
- افرادی که عناوین را مطرح کردند، به عنوان گرداننده‌ی جلسه عمل می‌کنند. گروه‌ها پیشنهادها و برنامه‌ی عملیاتی خود را تنظیم می‌کنند. صورت جلسه در جایی نوشته، منتشر یا در محلی چسبانده می‌شود. این جلسه می‌تواند در دو راند ۳۰ دقیقه‌ای و یا یک راند ۶۰ دقیقه‌ای برگزار شود. (۶۰ دقیقه)
- جمع‌بندی و تخصیص وظایف انجام می‌شود. (۱۰ دقیقه)
فوت و فن
- برای شروع، خواندن کتاب Open Space Technology: A User’s Guide که توسط بنیانگذار آن هریسون اوون (Harrison Owen) نوشته شده است را توصیه می‌کنیم. تمام عناصری که برای برگزاری اولین جلسه لازم دارید گنجانده و بسیار واضح توضیح داده شده است.
- یک چالش قانع کننده و دعوت‌نامه‌ای جذاب از الزامات کلیدی هستند.
- تمام مراحل را در یک برگه یا فایل واحد بنویسید و بلافاصله در طول جلسه توزیع/به اشتراک بگذارید.
- مجری باید قانون دو قدم، چهار اصل و مکانیزم Open Space Technology را به شیوه‌ای کاملاً سرگرم‌کننده معرفی کند.
- به‌عنوان تسهیل‌کننده، توجه کنید که چه زمانی قضاوت می‌کنید (در مورد درست یا غلط بودن مطلب) یا چطور با ایده‌ای می‌خواهید کمک کنید، سپس بی خیال آن شوید و یک کار کمتر انجام دهید!
- یک جلسه بدون قانون دو قدم - یعنی جلسه‌ای که در آن دستور جلسه توسط شرکت‌کنندگان ایجاد می‌شود اما افراد برای انتخاب جلسه‌ی خود آزاد نیستند - Open Space Technology نیست!
سبک‌های اجرا
- بازار را برای بار دوم هر روز صبح باز کنید؛ ممکن است همکاری های بزرگتری ظاهر شود.
- قبل از شروع Open Space Technology می‌توانید از Celebrity Interview ، Appreciative Interviews و/یا TRIZ و پس از اتمام آن از 25/10 Crowd Sourcing استفاده کنید.
- سایر اشکال Open Space Technology ، اصطلاحاً Unconferences و BarCamps نامیده می‌شود.
این ساختار بر اساس Open Space Technology از سایت ساختارهای رهایی‌بخش توسط پدرام کشاورزی ترجمه شده است.