در تایم باکس امتحانش کن
با این ساختار چه کار می‌توان کرد؟
می‌توانید با غربال کردن مجموعه‌ی فعالیت‌های گروه و شناسایی عناصری که تشنه‌ی منابع هستند، به خصوص آن‌هایی که مانع پیشرفت شده‌اند، گلوگاه‌ها (Bottlenecks) را حذف کنید یا کاهش دهید. Ecocycle Planning به طور همزمان امکان غربال، الویت‌بندی و برنامه‌ریزی اقدامات به همراه افراد درگیر در فعالیت را فراهم می‌کند؛ دقیقا برخلاف روش مرسومی که به وسیله‌ی گروه کوچکی از افراد، پشت درهای بسته انجام می‌شود. به علاوه، Ecocycle Planning به همه کمک می‌کنند که جنگل و درختان را با هم ببینند؛ به عبارت دیگر می‌توانند ببینند که فعالیت‌هایشان بر چه فعالیت‌هایی تأثیر می‌گذارند و در کل منجر به چه نتیجه‌ای می‌شود.Ecocycle Planning از رهبران می‌خواهد که علاوه بر موضوعات معمولی همچون رشد یا راندمان، بر روی فازهای تخریب خلاق و تجدید تمرکز کنند.Ecocycle Planning با گنجاندن چهار فاز توسعه در فرایندِ برنامه‌ریزی، چابکی، انعطاف‌پذیری و کارایی پایدار را ممکن می‌سازد.
اهداف
- تعیین الویت‌ها
- تنظیم سبد استراتژی‌ها (Portfolio of Strategy)
- شناسایی فرصت‌ها و هدررفت‌ها برای آزادسازی منابع
- شنیدن یکجای نقطه‌نظرها
- ایجاد انعطاف و جذب اختلاف با سازماندهی مجدد برنامه‌ها
- آشکارسازی تصویر کلی همانند جنگل و همه درختانش
کاربردها
- برای بررسی نمونه کارها با بخش فناوری اطلاعات
- برای مدیران پرستاری و دانشگاهیانی که رویکرد خود را به آموزش تغییر می‌دهند.
- برای برنامه‌ریزی تغییرات در زندگی شخصی افراد، الویت‌بندی فعالیت‌ها و شکل دادن به مراحل بعدی
- برای تسریع عملکرد تیم اجرایی در بحبوحه‌ی ادغام یک شرکت تازه تغییر مدیریت داده است.
دعوت به مشارکت
- از گروه بخواهید که فعالیت‌های جاری را با استفاده از فازهای توسعه (تولد، بلوغ، تخریب خلاق و تجدید) دسته‌بندی و الویت‌بندی کنند.
- از گروه بخواهید که اقدامات را مرحله به مرحله به هر فاز ربط دهد؛ اقداماتی که منجر به رشد در طول فاز تولد می‌شوند، اقداماتی که منجر به افزایش طول عمر و یا راندمان در طول فاز بلوغ می‌شوند، اقداماتی که منجر به هرس روش‌های سخت فرسوده در طول فاز تخریب خلاق می‌شوند، اقدامات مرتبط با افراد خلاق که زمینه را برای تولدی مجدد فراهم می‌کنند. ویژگی شاخصی برای رهبری هر فاز مورد نیاز است عبارتند از: کارآفرینی، مدیر، منتقد خلاق و شبکه‌ساز.
مواد و فضای مورد نیاز
- اتاقی با دیواری عریض و فضایی باز
- میز گرد و تعدادی صندلی برای گروه‌های ۴ نفره
- یک نقشه‌ی اکوسایکل برای هر نفر و بورد
- تعدادی استیکی نوت
نحوه‌ی مشارکت
- همه افراد فارغ از حرفه و جایگاهی که در پروژه دارند شرکت می‌کنند.
- افراد فرصتی برابر برای مشارکت دارند.
نحوه‌ی شکل‌دهی گروه‌ها
- 1-2-4-All
- گروه‌های کوچک برای نوشتن مرحله به مرحلهی اقدامات
مراحل اجرا
- توضیح ایده‌ی پشت اکوسایکل و پخش کردن نقشه‌ها در بین شرکت‌کنندگان (۵ دقیقه)
- از شرکت‌کنندگان بخواهید که فعالیت‌های انفرادی خود را لیست کنند. (۵ دقیقه)
- افراد دوبه‌دو در مورد اینکه هر فعالیت در کجای اکوسایکل قرار دارد بحث می‌کنند. (۱۰ دقیقه)
- در قالب گروه‌های چهار نفره جای هر فعالیت در اکوسایکل را نهایی کنند. (۱۵ دقیقه)
- هر گروه فعالیت‌ها را بر روی استیکی نوت می‌نویسد و روی پوستر دیواری می‌چسباند. (۱۵ دقیقه)
- گروه‌ها با توجه به فعالیت‌های روی دیوار به دنبال الگوی نحوه‌ی قرارگیری آنها هستند. برای پیشرفت کار چه فعالیت‌هایی را لازم است به شکلی خلاقانه تخریب یا متوقف کنیم؟ به چه فعالیت‌هایی بیشتر باید بهاء دهیم یا شروع کنیم؟ (۱۵ دقیقه)
- در گروه‌هایی کوچک، برای هر فعالیت که لازم است متوقف شود، اقدام اولیه را بنویسید. بسته به تعداد فعالیت‌ها و گروه‌ها ممکن است بیشتر از حد انتظار طول بکشد. (۱۰ دقیقه)
- در گروه‌هایی کوچک، برای هر فعالیت که لازم است شروع شود و یا منابع بیشتری بگیرد، اقدام اولیه را بنویسید. این مرحله هم ممکن زمان بیشتری بخواهد. (۱۰ دقیقه)
- از همه گروه‌ها بخواهید بر روی موضوعی متمرکز شوند که مورد توافق همه‌ی اعضایشان نیست. سپس سعی کنند با گفتگویی سریع دلیل این عدم توافق را پیدا کرده و اقدامات اولیه برای رسیدگی به آنرا به روی کاغذ بیاورند. (۱۰ دقیقه)
فوت و فن
- اولین جلسه را با مجموعه‌ی کامل استراتژی‌های بازار انجام ندهید. با پروژه‌ی ساده‌تر شروع کنید؛ پروژه‌ای ملموس که همه تجربه‌ای مشترک از آن دارند.
- به شرکت‌کنندگان یادآوری کنید که همه فازهای اکوسایکل قسمتی از یک سازمان سالم هستند.
- در مورد دامنه یا نوع فعالیت‌ها شفاف باشید. هر فعالیتی را چک کنید و مطمئن شوید که در مقیاس و دامنه‌ی مشابه قرار دارد.
- دیدگاه‌ها می‌توانند از داخل و خارج سازمان یا واحد باشند (با شرکت‌کنندگان و مشتریانی متنوع)
- وجود معیارهایی برای هر ربع می‌تواند کمک‌کننده باشد.
- در انجام دور دوم تردید نکنید.
- شناسایی تله‌های فقر و سختی به علاوه‌ی ارتباطشان با فعالیت‌های خاص، جستجو را برای یافتن راه حل میسر می‌کند.
- برای اطلاعات بیشتر به کتاب برندا زیمرمن (Brenda Zimmerman) با عنوان Edgeware مراجعه کنید.
سبک‌های اجرا
- از شرکت‌کنندگان بخواهید فهرستی از تمام روابط مهم خود با مشتریان/تامین‌کنندگان داخلی و خارجی (علاوه بر فعالیت‌هایشان) تهیه کنند و آنها را در اکوسایکل قرار دهند. از آنها بخواهید که روابط را با همان سؤالاتی که برای فعالیت‌ها استفاده کردند ارزیابی کنند و آنها را در چهار مرحله آخر فرآیند Ecocycle Planning بگنجانند. به شدت توصیه می‌شود!
- این ساختار با Panarchy ، 1-2-4-All ، What I Need From You و Open Space Technology می‌تواند ترکیب شود.
- ساختار TRIZ می‌تواند به تخریب خلاقانه عمق ببخشد.
- در گروه‌های مجازی از شرکت‌کنندگان بخواهید که ارزیابی‌هایشان را با یک نقطه روی تخته سفید نشان دهند. سپس به صورت دوتایی و کلی در مورد الگوهایی که پیدا می‌کنند چت کنند. قبل از اینکه به گروه کلی ملحق شوید، از فرمت 1-2-All برای ایجاد درک مشترک استفاده کنید. لازم است سر لیستی از فعالیت‌ها و روابط توافق کنید. هر مورد را نام‌گذاری کنید و یکی یکی در محل مورد نظر قرار دهید. با کمک تسهیل‌گر جواب‌ها را مرتب و منظم کنید. در دورهای اول کمال‌گرایانه عمل نکنید. جلسات مجازی می‌توانند مکمل تعاملات رو در رو باشند.
- ساختارهای What?, So What?, Now What? و 25/10 Crowd Sourcing می‌توانند به عملگرا شدن کمک کنند.
این ساختار بر اساس Ecocycle Planning از سایت ساختارهای رهایی‌بخش توسط پدرام کشاورزی ترجمه شده است.