در تایم باکس امتحانش کن
با این ساختار چه کار می‌توان کرد؟
مهم‌ترین دلایل جلسات ناکارآمد می‌تواند از بین برود؛ مثل هدف نامشخص یا فقدان هدف مشترک، اتلاف وقت، مشارکت محدود، صداهای غایب، تفکر گروهی و شرکت‌کنندگان کلافه. فرایند طراحی استوری بورد (Storyboard)، هدفی را ترسیم می‌کند که شامل ریز اهدافی است که در راستای هدف اصلی می‌باشند. استوری بورد نشان می‌دهد که چه کسی برای اجرای موفق پروژه باید مشارکت کند. استوری بوردها شرکت‌کنندگان را مجبور می‌کنند که به دقت ریزترین عناصر برنامه را برای رسیدن به هدف پروژه تعریف کنند؛ مثل نحوه‌ی مشارکت، وسایل و فضای مورد نیاز، شرکت‌کنندگان، نحوه‌ی شکل‌گیری گروه‌ها، نحوه‌ی مدیریت جلسه و زمان‌بندی هر بخش. استوری بوردها جلوی شروع و ادامه‌ی جلسه بدون ساختاری مشخص را می‌گیرد. ساختارهای خوب ما را به سمت نتایجی فراتر از انتظار سوق می‌دهند.
اهداف
- استخراج هدفی شفاف برای همه
- ایجاد جلساتی پربار و لذت‌بخش برای همه
- ایجاد فرصت مشارکت برای همه
- تقویت هم‌افزایی (Synergy) در میان شرکت‌کنندگان
- کمک به افراد برای شناسایی نقش خود از طریق ملموس کردن فرایند طراحی
- آشکار کردن ضعف‌های رویه‌ی فعلی و گذشتن از سد آن‌ها
کاربردها
- برای مدیریت جلسه
- نقد و بررسی پروژه
- جلسات کلاس
- جلسات طوفان ذهنی
- جلسات فردی
- برنامه‌ریزی جلسه‌ی یادگیری کنفرانس
دعوت به مشارکت
از یک تیم طراحی (نماینده‌ی گروه اصلی) دعوت کنید که برای تدوین برنامه‌ای دقیق گرد هم بیایند تا در مورد نحوه‌ی مشارکت افراد برای رسیدن به هدفشان صحبت کنند.
مواد و فضای مورد نیاز
- بورد
- استیکی نوت‌های ۴ اینچی
- استوری بورد خالی
نحوه‌ی مشارکت
افراد فرصتی برابر برای مشارکت در طراحی و برنامه‌ریزی جلسه دارند
نحوه‌ی شکل‌دهی گروه‌ها
استفاده از فرمت همه-۲-۱ یا همه-۱ به صورت چرخه‌هایی تکرارشونده در هر مرحله
مراحل اجرا
- هدف خود را از این گردهمایی مشخص و شفاف کنید؛ در صورت نیاز می‌توانید از Nine Whysاستفاده کنید. (۲ الی ۵ دقیقه)
- روش استاندارد و خرده ساختارهایی که معمولاً در چنین جلساتی استفاده می‌کنید (و شخصی که اغلب آنرا را ارائه می‌دهد) را مشخص کنید. سپس در مورد جنبه‌هایی از آن صحبت کنید که شما را به هدف می‌رساند یا خیر. (۵ الی ۱۰ دقیقه)
- در صورت لزوم، هدف را بررسی و تقویت کنید. (۲ الی ۵ دقیقه)
- بررسی کنید و تصمیم بگیرید که چه کسی لازم است مشارکت داشته باشد؟ (۲ الی ۵ دقیقه)
- ساختارهای رهایی‌بخش (و سایر خرده ساختارهای رایج) می‌توانند به عنوان جایگزین طوفان ذهنی برای رسیدن به هدف استفاده شوند. آیا شما می‌توانید با یک مرحله به هدف برسید؟ اگر خیر، هدف مرحله‌ی اول باید چه چیزی باشد؟ روی مرحله‌ی اول تمرکز کنید و ادامه دهید. (۵ الی ۱۰ دقیقه)
- مناسبترین خرده ساختارها را برای رسیدن به هدف تعیین کنید. (۲ الی ۱۰ دقیقه)
- تعیین کنید که چه کسانی باید دعوت شوند و چه کسی گرداننده‌ی جلسه است. تصمیمات خود را در استوری بورد وارد کنید. (۲ الی ۱۰ دقیقه)
- سوالات و فرایندی تعیین کنید که به ارزیابی ساختارتان کمک می‌کند؛ آیا ساختار، ما را به نتایج مورد انتظار رساند؟ بهره‌وری همکاری گروه مطلوب بود؟ آیا نسبت به قبل جلسه، اتقاق جدیدی ممکن شده است؟ از ساختار What?, So What?, Now What? استفاده کنید. (۲ الی ۵ دقیقه)
- اگر احتیاج به چند مرحله برای رسیدن به هدف دارید، با تیم طراحی مشورت کنید و جلسه‌ای برای طراحی یک استوری بورد پیشرفته ترتیب دهید. (۵ الی ۱۰ دقیقه)
فوت و فن
- ساختارتان را مکرراً اجرا کنید و بهبود دهید.
- به عنوان یک حداقل، به صورت دو نفره کار کنید؛ دو چشم و گوش اضافه واقعا کمک‌کننده هستند.
- از نمادها و طرح‌هایی استفاده کنید که منجر به ایجاد محیطی برای درک مشترک و ایده‌های عملی می‌شود.
- همیشه شرح مختصری از ساختار تهیه کنید و در استوری بورد قرار دهید. از What?, So What?, Now What? استفاده کنید.
- از گذاشتن وقت کافی برای طراحی ساختار جلسه دریغ نکنید. یک ساختار خوب باعث کاهش اتلاف وقت جلسه شده و یک ساختار بد منجر به کلافگی افراد می‌شود.
سبک‌های اجرا
- باهمین رویکرد می‌توانید برای ثبت مشاهدات رویه‌ی فعلی استفاده کنید.
- می‌توانید برای شفاف کردن و متعادل کردن اهداف و جریان طراحی از نمودار دایره‌ای استفاده کنید.
این ساختار بر اساس Design Storyboards از سایت ساختارهای رهایی‌بخش توسط پدرام کشاورزی ترجمه شده است.