در تایم باکس امتحانش کن
با این ساختار چه کار می‌توان کرد؟
اگر یک ساعت وقت داشتم تا مشکلی را حل کنم و زندگیم به آن وابسته بود، ۵۵ دقیقه اول را صرف یافتن سوال مناسب می‌کردم؛ آلبرت انیشتین
شما می‌توانید به افراد و گروه‌ها کمک کنید تا از تکرار اشتباهاتی که به دلیل استفاده از روش‌های نامتناسب با نوع مشکل به وجود می‌آیند جلوگیری کنند. تنها دو سوال به ما کمک می‌کند تا مشکلات را در طیف‌های ساده، دشوار، پیچیده و پر آشوب دسته‌بندی کنیم. مشکل ساده، مشکلی است که با روش‌های قابل اتکایی، بارها و بارها به راحتی حل می‌شود. مشکل زمانی در طیف دشوار قرار می‌گیرد که از متخصص‌هایی برای طراحی راه حل‌هایی پیچیده به منظور پیش‌بینی و رسیدن به نتایج دلخواه کمک گرفته می‌شود. مشکلات زمانی پیچیده هستند که چندین راه برای ادامه کار وجود داشته باشد اما جزئیاتش قابل پیش‌بینی نباشد. آشوب زمانی اتفاق می‌افتد که محیط با چنان تلاطمی مواجه باشد که شناسایی راهی برای ادامه کار را ناممکن کند. با یک حساب سر انگشتی می‌توان گفت مسائل ساده مانند دنبال کردن دستورالعمل آشپزی، دشوار مانند ارسال یک موشک به ماه، پیچیده مثل بزرگ کردن یک بچه، و پر آشوب مانند منطقه‌ی جنگی است.
اهداف
- کاهش هدر رفت انرژی با تطبیق چالش‌ها و روش‌ها
- شناسایی تجربه‌های داخلی که در حل مشکلات بزرگ‌تر کمک می‌کنند
- شفاف‌سازی محدوده و ماهیت چالش‌هایی که افراد در سازمان با آن مواجه هستند
- کاهش کلافگی ناشی از عدم پیشرفت کار به خاطر مشکلات کلیدی پیش آمده از طریق شناسایی عدم‌تطابق‌ها
- به اشتراک گذاشتن نقطه نظرهای بین سطوح و فعالیت‌های مختلف سازمان
کاربردها
- مناسب آموزش به مدیرانی که تنها به صورت خطی تحلیلِ علت و معلولی می‌کنند و در مورد چالش‌های دنیای پیچیده آگاهی کمی دارند.
- در آغاز پروژه‌های بهبود می‌توان از چند روش تغییر برای تصمیم‌گیری استفاده کرد.
- به منظور کمک به گروه برنامه‌ریزی و انتقالشان از فاز «فلج تحلیل‌گری» به فاز اقدام
- برای دسته‌بندی پروژه‌های یک دپارتمان
دعوت به مشارکت
- از شرکت‌کننده‌ها بخواهید چالش‌های جاری را در دسته‌های ساده، دشوار، پیچیده و پر آشوب قرار دهند.
- از آن‌ها بخواهید که هر چالش را در ماتریسی که بر اساس این دو سوال شکل می‌گیرد قرار دهند؛ همگی چقدر بر سر این توافق دارند که برای حل مسئله، بهترین راه وجود دارد؟ میزان قطعیت و پیش‌بینی پذیری راه‌حل‌ها چقدر است؟
- از آن‌ها بخواهید درباره‌ی رویکردهای حل مسئله فکر کنند سپس ارزیابی کنند که آیا این رویکرد با جنس مشکل همخوانی دارد یا خیر و در انتها تعیین کنند که در چه جاهایی همخوانی وجود ندارد.
مواد و فضای مورد نیاز
- تعدادی صندلی برای گروه‌های ۴ الی ۶ نفره
- یک میز گرد برای هر گروه (اختیاری)
- دیواری عریض و طویل برای چسباندن ماتریس
- یک صفحه با ماتریسی خالی برای هر شرکت‌کننده
- تعدادی استیکی نوت و ماژیک
نحوه‌ی مشارکت
- نه تنها رهبران بلکه همه‌ی اعضای تیم یا واحد کاری می‌توانند در بحث شرکت کنند.
- افراد فرصتی برابر برای مشارکت دارند.
نحوه‌ی شکل‌دهی گروه‌ها
- به صورت انفرادی برای انجام ارزیابی اولیه
- گروه‌های کوچک ۴ الی ۶ نفره
- به صورت دسته جمعی
مراحل اجرا
- از شرکت‌کنندگان بخواهید به صورت انفرادی لیستی از چالش‌هایی که درگیرش هستند را تهیه کنند. (۵ دقیقه)
- شرکت‌کنندگان به صورت انفرادی چالش‌های لیست شده را در ماتریس‌های شخصی خود قرار می‌دهند. (۵ دقیقه)
- از شرکت‌کنندگان بخواهید که دو به دو بحث کنند. (۵ دقیقه)
- از آن‌ها بخواهید که در قالب گروه‌های ۴ الی ۶ نفره به بحث در مورد نقاط توافق، اختلاف و جاهایی که همخوانی وجود ندارد بپردازند. (۱۰ دقیقه)
- از همه بخواهید که چالش‌های خود را روی ماتریسی که بر روی دیوار نصب شده است قرار دهند. (۵ دقیقه)
- از شرکت‌کنندگان بخواهید که گروه‌های کوچکی تشکیل دهند و نظرشان را در مورد این سوالات بگویند. چه الگوهایی می‌بینند؟ آیا عدم تطابق مشخصی وجود دارد که باید برطرف شود؟ (۵ دقیقه)
- از همه‌ی افراد بخواهید گرد هم بیایند و نظراتشان را با هم در میان بگذراند و در مورد گام‌های بعدی تصمیم بگیرند. (۱۰ دقیقه)
فوت و فن
- انواع چالش‌ها و فعالیت‌ها را توضیح دهید.
- ابتدا انفرادی کار کنید سپس به گفتگوی دو نفره بپردازید.
- از قضاوت افراد در مورد جای‌گذاری فعالیت‌ها بپرهیزید.
- در مورد مواردی که می‌توانند در بیش از یک بخش قرار بگیرند کنجکاوی کنید. نوع چه چالشی مدام تغییر می‌کنند؟ چطور همزمان هم می‌تواند ساده و هم پیچیده باشد؟
- برای مطالعه بیشتر می‌توانید از کلمه کلیدی قابلیت تغییر (Change-Ability) مربوط به پروفسور برندا زیمرمن (Brenda Zimmerman) استفاده کنید.
سبک‌های اجرا
- در مورد رویکردشان بپرسید؛ در چه جاهایی عدم تطابق وجود دارد؟ چه اقدامات متقابلی، منطقی است؟
- جدولی بکشید و عدم تطابق‌ها و اقدامات را وارد کنید.
- از یک رویکرد مشخص برای مسئله‌‌ای که همگی با آن رو به رو هستند استفاده کنید.
- برای تدوین استراتژی می‌توانید این ساختار را با ساختارهای Critical Uncertainties، Purpose-To-Practice، Ecocycle Planning، Panarchy، Integrated Autonomy و Discovery and Action Dialogue استفاده کنید.
این ساختار بر اساس Agreement & Certainty Matrix از سایت ساختارهای رهایی‌بخش توسط پدرام کشاورزی ترجمه شده است.